Migracja z użyciem aplikacji BitTitan na przykładzie migracji poczty z Exchange do Office365

Gdy organizacja chce przenieść obsługę swojej poczty czy plików do chmury, pojawia się kwestia migracji posiadanych już danych, które mogą znajdować się w wielu miejscach – w hostingu, na serwerach Exchange, Linux, Lotus oraz lokalnie, na komputerach użytkowników. Dodatkowo, oprócz działającej na bieżąco poczty i plików, przez wiele lat mogło uzbierać się wiele gigabajtów danych archiwalnych. Bardzo często są one rozproszone i nieskatalogowane.

Gdy organizacja chce przenieść obsługę swojej poczty czy plików do chmury, pojawia się kwestia migracji posiadanych już danych, które mogą znajdować się w wielu miejscach – w hostingu, na serwerach Exchange, Linux, Lotus oraz lokalnie, na komputerach użytkowników. Dodatkowo, oprócz działającej na bieżąco poczty i plików, przez wiele lat mogło uzbierać się wiele gigabajtów danych archiwalnych. Bardzo często są one rozproszone i nieskatalogowane.

Sposobów migracji danych jest wiele, tak samo jak możliwych do użycia narzędzi. Jeżeli bierzemy pod uwagę migrację poczty z serwerów Exchange do chmury Microsoft, bardzo ciekawą propozycję ma dla tego scenariusza firma BitTitan.

W tym artykule opiszę wykorzystywaną przez nas często jej usługę chmurową, to jest MSP Complete. Jest to tak naprawdę zestaw kilku aplikacji i usług, tworzących zautomatyzowaną całość.

Sprzedawana jako subskrypcja na usługę roczna, z możliwością przedłużenia, umieszczona w chmurze – zawiera cały zestaw licencji w ramach każdej z wykupionych paczek MSPComplete. Usługi kupowane są online i aktywne od razu po dokonaniu płatności – można ją dokonać kartą kredytową. Jest także dostępna tańsza wersja w postaci licencji na wybraną część usług Migration Wiz – głównej aplikacji webowej .

Możliwe scenariusze migracji są bogate i obejmują większość, używanych zwykle przez firmy aplikacje i dane. Firma BitTitan dzięki swoim usługom pozwala na przeniesienie poczty, dokumentów i baz danych między wieloma systemami, takimi jak:

– poczta Exchange 2007,2010,2013,2016, Exchange Online, G-Suite, Open-Xchange, Zimbra i z innych po IMAP, – zasoby chmurowe – między AWS i Azure, – pliki Google Drive, Dropbox, OneDrive dla Biznesu, Box, serwery plikowe, – dokumenty Office365 groups, sharepoint, – folder publiczne, – archiwa poczty Exchange, Exchange Online, pliki pst, G-Suite, – archiwa poczty zbierane na macierzach i serwerach plików łącznie z odbudowaniem linków do każdego z obiektów, – migracja między wersjami bazy danych SQL i Azure SQL.

Jak widać lista możliwości jest bardzo długa. Jednym z częściej używanych mechanizmów jest migracja między lokalnymi serwerami Exchange, a pocztą chmurową – Exchange Online w usłudze Office365, z którego pochodzą zrzuty ekranowe tego artykułu.

Panel MSP Complete jest ekranem głównego sterowania głównymi funkcjami oraz podglądu na przebieg procesu. Można tu zarządzać użytkownikami, komputerami, licencjami, klientami, sprawdzić raporty, wyznaczyć innym pracownikom działania do wykonania.

Dostępna jest gotowa biblioteka przepływów pracy (na chwilę pisania artykułu są to 144 wpisy), w których w szczegółowy sposób, z podziałem na poszczególne etapy, opisane zostały czynności konieczne do wykonania, aby proces migracji został zakończony sukcesem. Baza ta jest ciągle poszerzana.

Dodatkowo, jeżeli nie ma tam procesu dokładnie odzwierciedlającego sytuację w firmie, którą się zajmujemy, możemy sami stworzyć przepływ pracy od zera, zawierający listę zadań wraz z przydziałem do poszczególnych pracowników wykonujących migrację lub zmienić dane już istniejącego szablonu.

Każdy z kroków, wykonywanych na etapie procesu, wymaga potwierdzenia jego zakończenia lub pominięcia, by można było przejść dalej – w ten sposób nic nie umknie uwadze osobie pracującej nad projektem.

Wraz z zakupem subskrypcji MSP Complete lub tańszego pakietu, dostajemy w zestawie

• Agent DMA do instalacji na komputerze,
• Licencję MigrationWiz – do migracji poczty, dokumentów i archiwów,
• Licencję DeploymentPro – do rekonfiguracji profilu Outlooka.

Agent DMA

Dzięki instalacji agenta na komputerach użytkowników, mamy podgląd do zainstalowanego oprogramowania, wersji systemu operacyjnego i parametrów sprzętowych danej maszyny.

Umożliwia to ustalenie przed podjęciem kolejnych kroków, czy dana maszyna wspiera projekt migracyjny, możemy dowiedzieć się na przykład, że trzeba dodatkowo wymienić komputer, gdyż ma zainstalowany system Windows XP, bądź też, że pakiet Office nie zawiera Outlooka lub jest on w nie wspieranej wersji.

W przypadku migracji do Office365 przygotowana jest gotowa usługa sprawdzająca, czy komputer spełnia wymagania, a jeżeli nie jest kompatybilny w pełni, to dowiemy się także które z aplikacji będą na nim działać:

MigrationWiz

Serce procesu migracyjnego. Oparta o chmurę usługa, nie wymaga instalacji, a pobieranie i wysyłanie danych jest wykonywane bezpośrednio z serwerów zarządzanych przez BitTitan. Do jej działania nie jest potrzebny w większości przypadków agent instalowany na komputerze. DMA i Deployment Pro to składniki opcjonalnie, niekonieczne i nie zawsze nawet przydatne.

W scenariuszu migracji poczty z serwera Exchange do Exchange Online w Office365, połączenie następuje bezpośrednio do serwerów źródłowego i docelowego z usługi MigrationWiz umieszczonej w chmurze. Prędkość migracji jest zwykle znacznie większa niż w przypadku korzystania z aplikacji umieszczonej na serwerze lokalnym i jest ograniczona przepustowością łącz internetowych oraz ustawieniami serwerów Exchange (throttling).

Migration Wiz kupiony w pakiecie MSP Complete umożliwia migrację w sumie 150 GB danych każdego z licencjonowanych użytkowników, którzy mają przypisaną licencję. 150GB obejmuje wszystkie projekty danego konta, a więc np. pocztę, archiwum poczty oraz dokumenty. Jeżeli wartość ta zostanie przekroczona, trzeba będzie na kolejne dane przeznaczyć dodatkową licencję.

Projekty są podzielone na kategorie. Wymienię główne, najczęściej używane w przypadku Office365:

– mailbox – wszelkie operacje związane z pocztą, czyli skrzynki użytkowników, współdzielone, sprzętu i pokojów poza archiwami pocztowymi – dokładnie chodzi o połączenie serwer-serwer, – document – migracja wszelkiej maści plików, np. Sharepoint, OneDrive, – personal archive – przeniesienie archiwów poczty.

Są jeszcze projekty związane z zasobami chmurowymi, bazami SQL i dużymi archiwami poczty, a także opcja przeniesienia maszyn wirtualnych z AWS do Azure. Dodatkowo, jeżeli nie jesteśmy pewni czego powinniśmy użyć, zawsze można zgłosić się do działu pomocy BitTitan – nawet bez wykupionej usługi wsparcia, fachowo i szybko odpowiedzą na pytania.

Agent Deployment Pro

Osobna aplikacja, instalowana z poziomu agenta DMA na komputerach, na których chcemy uruchomić automatyczną konfigurację profilu Outlook. Przyznam, że jest to unikalna funkcja, której nie spotkałem w produktach firm konkurencyjnych, a pozwala na przełączenie profilu programu pocztowego użytkownika w momencie, który wskaże operator przez stronę internetową. Umożliwia także ustawienie punktu czasowego, od kiedy taka operacja może być przeprowadzona.

Strona internetowa aplikacji pozwala na podgląd, który użytkownik i w jakim miejscu procesu aktualnie się znajduje.

Dzięki Deployment Pro, możliwa jest pełna automatyzacja procesu migracji poczty z Exchange do Office365. Od momentu planowania, testów, przez kopiowanie danych, informację do użytkownika końcowego, aż do ostatecznej, docelowej konfiguracji jego nowego profilu pocztowego. Dzięki temu cały proces można dokładnie zaplanować a przede wszystkim zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy, które trzeba by przeznaczyć na ręczne wykonanie poszczególnych etapów, w szczególności na komputerach użytkowników.

Sposób migracji poczty przez Migration Wiz

W procesie migracji, obiekty pocztowe są kopiowane, nie synchronizowane, a każdy z nich oznaczany znakiem wodnym i umieszczany w chmurowej bazie danych, niewidocznej dla przeprowadzającego migrację. Często migracja jest mylnie kojarzona z odzwierciedleniem 1:1 stanu obecnego. Trzeba uświadomić zainteresowanych, że w przypadku użycia Migration Wiz, jeżeli użytkownik zmieni np. folder, w którym dany mail był przechowywany, bądź go usunie, przy kolejnym przebiegu migracyjnym, zostanie on skopiowany powtórnie. Stąd też możliwe jest kopiowanie danych partiami, poprzez ustawienie daty granicznej, bezpiecznej dla danych, które już najpewniej nie będą zmieniane.

Projekt migracyjny MigrationWiz

Tworzenie projektu jest proste i wymaga stworzenia punktów migracyjnych – źródłowego i docelowego. Wystarczy podać tam adres serwera i poświadczenia konta posiadającego wymagane uprawnienia, by MigrationWiz sprawdził możliwość połączenia.

Po ustawieniu punktów migracyjnych, otrzymamy potwierdzenie jakie elementy mogą być przeniesione w tym scenariuszu oraz udostępnione zostaną linki do odpowiednich dokumentów biblioteki migracyjnej.

Jeżeli chodzi o to, jakie elementy w ogóle są możliwe do migracji, to można zajrzeć do pomocy:

Pobranie listy użytkowników jest możliwe poprzez wczytanie pliku csv, bądź pobranie listy z serwera przez opcję „autodiscover items”. Po przypisaniu im licencji z poziomu panelu MSP Complete, możliwe jest już przeprowadzenie migracji poczty. Nawet jednak bez licencji można wykonać próbę, czyli test połączenia dla danego konta (Verify Credentials).

Migracja może być wykonana w kilku trybach:

Trial – kilkanaście elementów kopiowanych ze źródła do konta docelowego,

Pre-stage –  kopiowanie wszystkich danych z określonego przedziału czasowego. Wybieramy tutaj elementy starsze niż wyznaczona data. Elementy nowsze nie będą przenoszone. Pozwala to z jednej strony na przeniesienie większości danych we wczesnej fazie migracji i zaoszczędzenie czasu i łącza w jej kulminacyjnym momencie, a z drugiej na zapobiegnięcie zdublowaniu danych, gdy użytkownik zmieni miejsce ich położenia.

Full migration – pełna migracja wszystkich danych

Opcje migracji trial, pre-stage oraz full, umożliwiają ustawienie opóźnienia czasu, w którym proces ma zostać wykonany, co pozwala na dostosowanie go do godzin pracy firmy, obciążenia łącza i serwera:

Retry errors – próba naprawy błędów. Gdy podejrzewamy, że problemy były przejściowe i zostały już usunięte, możemy użyć tej funkcji, by spróbować naprawić błędnie zmigrowane elementy.

Przebieg samego kopiowania elementów jest pokazany na panelu Migration Wiz w postaci graficznej i liczbowej – wiemy, ile elementów zostało przeniesionych i z jakim skutkiem – czy były błędy czy nie. Jeżeli były – możemy sprawdzić, co je spowodowało – może to być np. brak połączenia z serwerem, zbyt duży załącznik, itp.

Po przełączeniu ruchu pocztowego na nowy serwer, może być konieczna zmiana domeny pocztowej skrzynek źródłowych i docelowych w projektach Migration Wiz, jeżeli korzystaliśmy z tej samej domeny. Tutaj również z pomocą przychodzi BitTitan i opcja „Change Domains”, która pozwala jednym przyciskiem zmienić domeny w całym projekcie.

Wsparcie

Żaden produkt i usługa nie może być doskonała, gdy brakuje jej wsparcia technicznego.

Trzeba przyznać, że mimo braku polskiego oddziału BitTitan, ich support radzi sobie bardzo dobrze. Począwszy od pytań handlowych przed zakupowych, jak i już wyjaśniania ewentualnych problemów technicznych – nic nie pozostanie bez odpowiedzi.

Dostępny jest chat, mail i telefon. Gdy dana osoba nie będzie kompetentna, by udzielić nam odpowiedzi, możemy być pewni, że przekieruje sprawę dalej i uzyskamy potrzebne nam informacje.

Poza tym jest także dostępna baza wiedzy oraz monitoring systemów BitTitan – możemy zapisać się do subskrypcji i otrzymywać wiadomości o stanie usług.

Podsumowując

Dzięki firmie BitTitan i jej ofercie narzędzi migracyjnych, proces przenoszenia danych między poszczególnymi usługami i serwerami może zostać zaplanowany w czasie, pozostać bez negatywnego wpływu na działanie firm biorących w niej udział, dla użytkownika jest niemalże przejrzysty, a co najważniejsze daje wgląd w obraz sytuacji na każdym etapie.

Korzystając z bazy wiedzy, pomocy wsparcia technicznego i handlowego można szybko rozwiać wszelkie wątpliwości.

MSP jest kompletną, solidną platformą nie obciążającą zasobów firmy, którą można kontrolować z dowolnego miejsca w internecie. Dzięki niej można skupić się na potrzebach klienta, a nie na problemach technologicznych.

Jeśli potrzebujesz wsparcia przy migracji do Office 365 to zgłoś się do nas. Przeprowadziliśmy już wielu klientów przez ten proces, dlatego wiemy jak zrobić to w sposób sprawny i bezpieczny. Wielu naszych inżynierów specjalizuje się w administrowaniu Office 365. Chętnie doradzimy też jaką licencję wybrać.
Zapraszamy do współpracy! KONTAKT