Korzyści płynące z wdrożenia platformy Microsoft 365
Przy obecnym postępie technologicznym nawet najmniejsza organizacja potrzebuje narzędzi informatycznych do wsparcia swojego biznesu. Nikt w obecnych czasach nie wyobraża sobie funkcjonowania bez chociażby poczty e-mail. Od zeszłego roku firmy musiały dodatkowo poradzić sobie z organizacją pracy zdalnej. Często wykorzystuje się do tego darmowe rozwiązania, które nie są niezawodne. Można jednak niewielkim kosztem znacznie poprawić komfort swojej pracy. Rozwiązaniem jest platforma Microsoft 365. Jest to zbiór aplikacji Microsoft opartych o rozwiązania w chmurze, dzięki którym możemy w efektywny sposób zarządzać konkretnymi elementami infrastruktury informatycznej.
Poczta: Exchange Online
Wiele firm korzysta z darmowych usług pocztowych dołączonych do serwisu hostingowego. Takie rozwiązania mają wiele ograniczeń. Zdarzają się sytuacje, w których użytkownik nieodwracalnie traci plik z zawartością poczty e-mail bądź występują błędy podczas synchronizacji dużej liczby folderów, co powoduje utratę pojedynczych wiadomości. Należy pamiętać, że darmowe rozwiązania nie są w pełni przystosowane do użytku biznesowego.
Jedną z podstawowych usług w pakiecie Microsoft 365 jest obsługa poczty w oparciu o usługę Exchange Online. Co można uzyskać po jej uruchomieniu?
- Rozmiar – 50 GB pojemności skrzynki e-mail.
- Pełną mobilność – wszystkie elementy poczty w pełni synchronizują się z serwerem i różnymi urządzeniami: komputer, telefon, tablet.
- Dodatkowe funkcjonalności – oprócz samej poczty jest również możliwość korzystania z takich funkcji jak: kalendarz, kontakty, notatki, zadania.
- Pełna możliwość zarządzania serwerem pocztowym – zarządzanie skrzynkami, mechanizmami bezpieczeństwa, przepływem poczty e-mail.
Poczta Exchange od strony użytkowej ma wiele możliwości. Dzięki wbudowanym narzędziom jesteś w stanie w różny sposób zarządzać, grupować, oznaczać czy wyszukiwać wiadomości. Można dostosować organizację poczty e-mail do swoich potrzeb. Poczta Exchange najlepiej współpracuje z klientem Outlook, który jest częścią pakietu biurowego Microsoft Office.
Administracja pocztą Exchange oferuje cały wachlarz ustawień i konfiguracji. Oprócz podstawowych funkcjonalności jak zarządzanie skrzynkami, jest możliwość ustawiania reguł, dzięki którym regulujemy przepływ poczty czy filtrów antyspamowych. Można również generować raporty z wysyłanych lub odbieranych wiadomości i sprawdzać statusy ich dostarczenia.
Pliki: Onedrive
Kolejną aplikacją pakietu Microsoft 365 jest OneDrive. Jest to przestrzeń w chmurze Microsoft, gdzie możemy gromadzić dane. Do dyspozycji mamy aż 1TB pojemności. Warto zaznaczyć, że inne, darmowe narzędzia tego typu oferują nam jedynie kilka gigabajtów. Do wspomagania obsługi plików służy prosta aplikacja. Jest ona dostępna na każdą platformę systemową: Windows, iOS, Android. Można również pracować na plikach, używając samej przeglądarki internetowej. Ważną funkcjonalnością OneDrive jest ustawienie kopii zapasowej swoich plików na komputerze czy telefonie. Dzięki temu nie trzeba martwić się o utratę danych. Kolejną funkcją jaką oferuje aplikacja jest udostępnianie swoich plików użytkownikom wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Podsumujmy więc korzyści płynące z używania OneDrive:
- miejsce do magazynowania danych – 1TB na użytkownika,
- możliwość kopii zapasowych – zarówno komputerów jak i urządzeń mobilnych,
- automatyczną synchronizację danych z komputera do chmury dzięki aplikacji Onedrive,
- możliwość udostępniania plików wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
Komunikacja: Teams
Doskonałe narzędzie do komunikacji i współdzielenia zasobów. Jest to zastępca aplikacji Skype, który został rozbudowany o nowe funkcjonalności. Podstawowe zadania, jakie można realizować dzięki Teams to:
- wideokonferencje,
- czat,
- praca zespołowa i współdzielenie zasobów: pliki, notatki, informacje, maile, itd.
- udostępnianie ekranu.
Aplikacja jest dość prosta, a jej możliwości są ogromne. Na rynku nie znajdziemy obecnie produktu o podobnej funkcjonalności. W obecnym czasie Teams dominuje pod względem ułatwień dla pracy zdalnej. Jest standardem w placówkach oświatowych. Na naszej stronie znaleźć można szereg artykułów opisujących możliwości wykorzystania Microsoft Teams dla użytku firmowego:
- Współpraca z klientami zewnętrznymi – Microsoft Teams
- Teams jako narzędzie umożliwiające współpracę pracowników
- Teams tips & tricks
Informacje: Sharepoint Online
Sharepoint jest zbiorem aplikacji webowych, dzięki którym jesteśmy w stanie zbudować dedykowany system obiegu i zarządzania informacjami. Cała struktura opiera się na witrynach internetowych. Do witryn można dołączać różnego rodzaju aplikacje czy biblioteki. Do dyspozycji są wbudowane gotowe narzędzia, które pozwolą na stworzenie prostych stron. Sharepoint daje również możliwość rozwijania platformy o własne, dedykowane rozwiązania. Dzięki temu stworzysz centrum informacyjne bądź intranet. Bardzo popularnym wykorzystaniem platformy Sharepoint jest użycie jej jako repozytorium plików dla przedsiębiorstwa. Wiele firm decyduje się na taki krok, ponieważ umożliwia to jednoczesną pracę na plikach. Rozwiązania jakie da się uzyskać podczas wdrożenia Sharepoint to:
- budowanie firmowych stron internetowych z dedykowaną zawartością,
- uruchomienie scentralizowanych repozytoriów dokumentów,
- jednoczesna praca na plikach,
- zbudowanie dedykowanego systemu wewnątrzfirmowego: informacyjnego lub systemu wymiany danych.
Zarządzanie zadaniami: Planner
Planner jest aplikacją do wspomagania realizacji wyznaczonych zadań. Można więc wykorzystać ją do zarządzania prostymi projektami. W obrębie aplikacji jest możliwość tworzenia przedziałów reprezentujących dany temat. W przedziałach tworzy się obiekty określonych zadań. Każde zadanie zawiera takie elementy jak: użytkownik/wykonujący, daty rozpoczęcia/zakończenia, priorytet, postęp, notatki, załączniki. Poprzez ustalenie użytkownika delegujemy zadanie do danej osoby w organizacji. Osoby przypisane do zadania informowane są mailowo o każdej zmianie statusu czy upływającej dacie zakończenia. W porównaniu z innymi aplikacjami tego typu największą zaletą Plannera jest jego prostota. Przez używanie Plannera można uzyskać:
- lepszą organizację pracy,
- kontrolę nad własnymi oraz powierzonymi innym członkom przedsiębiorstwa zadaniami,
- proste i zautomatyzowane centrum zarządzania projektami.
Wymienione wyżej narzędzia pozwalają na znaczną poprawę komfortu pracy związanej z konkretnymi obszarami infrastruktury firmy. Korzyści, jakie płyną z pracy z Microsoft 365 to również poprawa obiegu informacji wewnątrz przedsiębiorstwa. To wszystko przekłada się na czas, który potrzebny jest do realizacji określonych czynności. Należy pamiętać, że aplikacje w pakiecie ściśle współpracują ze sobą i komunikacja pomiędzy nimi jest w pełni zautomatyzowana. Jest możliwość przesyłania maili do kanałów Teams czy synchronizacji plików z Sharepoint przez Onedrive. Platforma jest w pełni zgodna z normami UODO. Do dyspozycji jest również szereg narzędzi administracyjnych poprawiających bezpieczeństwo danych w chmurze. Przedstawione powyżej zagadnienia to jedynie wierzchołek góry w całościowych możliwościach usług chmurowych Microsoft.
Chcesz wdrożyć Microsoft 365? Zgłoś się do nas!
Dzięki dużemu doświadczeniu naszych specjalistów IT oferujemy sprawne wdrożenie Office 365 do Twojej firmy. Migracja danych, zaprojektowanie środowiska a także bieżąca administracja (zarządzanie) to tylko nieliczne korzyści ze współpracy z nami.
Support Online to firma informatyczna z ponad 20 letnim doświadczeniem, nasz zespół to grono wykwalifikowanych specjalistów IT, którzy na co dzień obsługują ponad 200 firm na całym świecie.
Jeśli potrzebujesz wsparcia informatycznego to zapraszamy do współpracy - kontakt.
our
support.
What IT solutions do we use at Support Online?
When is it worth using an IT company?
Why is it worth hiring an IT company rather than a freelance IT specialist?
What are the advantages of working with IT Support Online?
An IT company, or IT firm, deals with information technology in a broad sense. This includes, among other things:
- Software design and development: An IT company can create custom applications for other companies or software products for the mass market. Depending on their specialization, these can include mobile applications, desktop applications, web applications, or embedded systems.
- Consulting services: An IT company often provides experts to advise on implementing new technologies, optimizing business processes, or selecting appropriate technological solutions.
- Cloud solutions: Many IT companies specialize in implementing and managing cloud solutions, such as data storage, application hosting, and data analysis platforms.
- IT security: Protection against cyberattacks, security audits, implementing security policies, and network monitoring are just some of the IT companies' responsibilities in this area.
- IT infrastructure management: In this area, a company may manage servers, databases, networks, and endpoints.
- Technical Support and Service: An IT company may provide support for its own products or general IT support for other companies, managing their technology on a daily basis.
- Training: Many IT providers also offer training in software use and secure technology use.
- Hardware Solutions: Some IT companies may also provide and configure computer, server, or network hardware.
Depending on their specialization and size, an IT company may offer one, several, or all of the above solutions. When choosing a provider, it's important to thoroughly understand their services and tailor them to your individual needs.
At Support Online, we have been supporting companies for years with
- comprehensive user support (both on-site and remotely),
- we service computers, phones, tablets, and related network issues,
- we specialize in server administration: Windows, Linux/Unix,
- we support virtualizers such as KVM, Hyper-V, VMWare, and Proxmox,
- we support cloud services, particularly solutions such as Azure, Microsoft 365, and AWS,
- we monitor servers and devices on the internet,
- we consult on development, DRP, and support the stability of your business in the IT layer.
If you're looking for a good IT company, Support Online is the right place to grow your business.
It's worth using an IT company like Support Online when:
- You plan to implement new technologies or software in your company.
- You need specialized technology consulting.
- You want to optimize existing IT processes.
- You struggle with digital security issues.
- You need support in managing your IT infrastructure.
- You lack internal resources or expertise to implement certain technology projects.
Using external IT experts can bring benefits in terms of saving time and resources, and ensuring high-quality solutions.
Hiring an IT company like Support Online offers several key benefits over an IT freelancer:
- Support from the entire team: An IT company has a full team of specialists, from DevOps specialists and Cyber Security Specialists to IT Helpdesk Specialists, who possess diverse skills and experience, enabling faster problem resolution and the implementation of more complex projects.
- Reliability and stability: IT companies have an established reputation and track record, which can translate into greater reliability and stability of services.
- Maintenance and support: An IT company can offer service contracts, warranties, and after-sales support, which may be more difficult to obtain from an individual freelancer.
- Resources: Companies have access to more resources, tools, and technologies that can accelerate and improve project execution.
- Long-term availability: The risk of a freelancer disappearing or changing careers is greater than the risk of a well-established company going out of business.
However, it's worth noting that the choice between a company and a freelancer depends on your specific needs and situation. If you value peace of mind and a quick response to unexpected problems, it is worth choosing an IT company such as Support Online.
Partnering with IT Support Online offers the following advantages:
- Professional IT outsourcing: The company guarantees high-quality IT outsourcing services for businesses of all sizes.
- Comprehensive IT support: IT Support Online provides comprehensive IT support that meets the diverse needs of businesses.
- Saves time and money: With our support, clients can focus on their core business activities while reducing the costs associated with information technology management.
- Serving a diverse range of businesses: The company specializes in serving both small and medium-sized enterprises and large corporations, demonstrating its flexibility and ability to adapt to diverse client needs.
- Leadership in IT outsourcing: The company is recognized as a leader in IT outsourcing, particularly in the Poznań and Warsaw regions.
By partnering with our company, IT Support Online, businesses can count on a high standard of service and professionalism at every stage of the relationship.
