Bezpieczna wymiana plików przy pracy z domu
Podczas pracy w biurze jesteś przyzwyczajony do pewnego schematu działań. Masz wypracowane własne sposoby kontaktu z innymi współpracownikami i kontrahentami. Używasz aplikacji udostępnionych przez pracodawcę, w sposób, który jest dla Ciebie wygodny i wydajny. Jeżeli w firmie nie jest rozwinięta kultura pracy zdalnej, przedsiębiorstwo może spotkać się z różnego rodzaju problemami.
Jednym z nich jest bezpieczna wymiana plików. Twoja firma prawdopodobnie wykorzystuje własną serwerownię. Gdy z jakiejś przyczyny będziesz musiał pracować w domu, dostęp do plików może być utrudniony. Bezpieczeństwo, wygoda i wydajność pracy staną pod znakiem zapytania. Z pomocą przychodzą rozwiązania dostępne online.
W tym artykule znajdziesz przykłady aplikacji dostępnych w chmurze. Opisane rozwiązania ułatwią pracę z plikami i uczynią ją łatwiejszą i bardziej wydajną.
Jako rozwiązania do wymiany plików sprawdź pakiet Office365 z usługą OneDrive i Sharepoint oraz konkurencyjny system NextCloud.
| NextCloud jest serwerem plików w postaci chmury prywatnej. Oznacza to, że dane są przechowywane w obrębie firmy na sprzęcie będącym po kontrolą Twojej organizacji. | |
| Office365 to zestaw aplikacji firmy Microsoft, która udostępnia swoją infrastrukturę i oprogramowanie wielu przedsiębiorstwom w chmurze publicznej. Aplikacje te dostępne są przez Internet dla wszystkich ale bezpiecznie odseparowane. |
Główne zalety aplikacji online do współdzielenia plików:
- dostęp z każdego miejsca na świecie,
- współpraca na tym samym pliku przez wiele osób jednocześnie,- automatyczna kopia zapasowa danych,
- wbudowane szyfrowanie.
Najczęściej pojawiające się problemy przy dostępie zdalnym do plików i jak sobie z nimi poradzić?
Brak systemu wymiany plików
Dokumenty są przesyłane głównie jako załączniki w wiadomości pocztowej. W tej sytuacji skrzynka szybko się zapełnia, a na dysku komputera pozostaje bardzo mało miejsca. Po przekroczeniu limitu wysyłanie i odbieranie wiadomości pocztowych będzie niemożliwe.
Rozwiązanie?
Dzięki Office365 lub NextCloud firma zyska bezpieczne, wygodne i centralne miejscy wymiany plików. Dzięki temu wszystkie kluczowe dane będą trzymane w jednym miejscu. Łatwiej wtedy będzie zadbać o ich bezpieczeństwo oraz odnalezienie właściwych plików.
Problemy z bezpieczeństwem i prywatnością
Wysyłanie plików programem pocztowym nie jest bezpieczne. Każdy, kto ma dostęp do naszej skrzynki pocztowej, może przeczytać ich zawartość o ile nie są zabezpieczone dodatkowym hasłem lub szyfrowaniem. Przesyłanie plików między komputerem i serwerem naraża też Twoją firmę. Twój komputer domowy, może być zainfekowany.
Rozwiązanie?
Oba przedstawione rozwiązania (Office365 i NextCloud) zapewniają szyfrowanie danych oraz konfigurację podwójnego uwierzytelniania. Dostęp do danych będzie wtedy zabezpieczony podwójnie: hasłem oraz drugą wybraną metodą. Może to być aplikacja Google Authenticator, Microsoft Authenticator lub klucz USB.
Klucz USB Yubikey.
Brak kontroli nad wersją pliku
W przypadku współpracy przy edycji jednego pliku możesz pomylić bieżącą wersję. Łatwo się zgubić kiedy 3 osoby edytują plik jednocześnie. Ten sam dokument może być też jest umieszczony w kilku rożnych folderach.
Rozwiązanie?
Możliwość pracy nad dokumentem jednocześnie przez kilka osób oraz zapisywanie wersji pliku, do której można wrócić, to domena aplikacji chmurowych. Office365 oraz NextCloud umożliwiają edycję dokumentu w przeglądarce internetowej, wersjonowanie plików i automatyczne zapisywanie zmian.
Wersjonowanie plików w OneDrive
Problemy z połączeniem i Internetem
Domowe łącze Internetowe może być przeciążone, kiedy przykładowo Twoje dzieci oglądają filmy. Jeżeli mieszkasz na obrzeżach miasta, dostęp do Internetu może być możliwy tylko przez sieć komórkową.
Twój komputer może być także zbyt mało wydajny do wykonania pracy właściwie i w terminie.
Rozwiązanie?
Edytowany w aplikacji internetowej plik, zostanie automatycznie zapisany. Możesz pracę kontynuować na innym urządzeniu i z dowolnego miejsca. Może to także zrobić inna osoba, która ma dostęp do tego samego dokumentu.
„Rozjeżdżające się” wątki konwersacji
Wiadomości pocztowe w Twojej skrzynce szybko giną w gąszczu innych.
Aplikacje chmurowe umożliwiają segregowanie maili w folderach, przypisywanie flag, tworzenie reguł. Znalezienie jednak czegoś konkretnego jest bardzo trudne. Łatwo jest też o pomyłkę – możesz przykładowo napisać do niewłaściwej osoby.
Rozwiązanie?
Użycie aplikacji chmurowych umożliwia skupienie się na pracy nad jedną kopią pliku, bez konieczności przesyłania go między współpracownikami. Dokumenty możesz udostępniać wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Dzięki temu wymiana plików staje się niezwykle elastyczna a do tego bezpieczna.
Pliki o dużym rozmiarze
Analitycy danych, graficy, księgowe, programiści – wszyscy oni mogą mieć potrzebę obrabiania dużej ilości informacji. Wówczas zarówno program pocztowy ze swoimi limitami, jak i wolne łącze, nie będą w stanie sprostać ich przesyłaniu.
Rozwiązanie?
Aplikacje chmurowe mają również limity wielkości pliku, podobnie jak programy pocztowe, lecz są one wielokrotnie większe. Nie ma konieczności przesyłania plików między komputerem a serwerem. W razie, gdyby jednak zaszła taka potrzeba, OneDrive i NextCloud oferują synchronizację danych.
Wolne otwieranie się plików
Praca na dokumentach umieszczonych na serwerze może okazać się dużo wolniejsza niż w aplikacjach Internetowych. Dokumentu „w chmurze” nie trzeba pobierać na dysk komputera. Ściągnięcie dużego pliku i jego odesłanie może trwać długo. Jeżeli podczas tej operacji wystąpi błąd, zostanie przerwana.
Automatyczny zapis pliku Word Online
Rozwiązanie?
Edycja dokumentu dostępnego przez przeglądarkę internetową może być szybsza niż korzystanie z połączenia z serwerem plików w firmie, szczególnie, gdy masz problemy z Internetem.
Synchronizacja OneDrive i NextCloud pozwala Ci na pracę w trybie offline. W momencie odzyskania połączenia z Internetem plik zostanie wgrany z powrotem na serwery chmurowe.
Brak kopii zapasowej
Chyba każdy z nas miał do czynienia z dokumentem, nad którym długo pracował, zapomniał go zapisać i stracił bezpowrotnie. Zasoby plikowe całej firmy powinny być zabezpieczone kopią awaryjną a nieużywane zarchiwizowane. Jako użytkownik nie masz na to wpływu. Pliki ważne dla Ciebie musisz osobiście zabezpieczyć.
Rozwiązanie?
Office 365 i NextCloud oferują automatyczne zapisywanie i wersjonowanie plików. Dzięki nim zachowasz zmiany w swoich dokumentach. Uchronisz się też przed skutkami ataków typu „Ransomware”, czyli szyfrowaniem danych w celu uzyskania okupu. Dzięki wersjonowaniu w łatwy sposób przywrócisz dane z poprzedniej wersji pliku.
Dodatkowe korzyści z aplikacji chmurowych
Pakiet Office365 to zestaw wielu aplikacji, które integrują się ze sobą. Możliwe jest wykorzystanie danych jednej aplikacji w innej, np. przechowywanie arkusza Excel, czy notesu OneNote w przestrzenie plikowej OneDrive.
Bardzo ciekawą funkcją jest synchronizacja pulpitu, folderu dokumentów i zdjęć automatycznie do OneDrive użytkownika. Firma otrzymuje więc oprócz całego systemu wymiany plików, również możliwość zabezpieczenia danych na komputerach użytkowników.
Kopia zapasowa folderów komputera - OneDrive
Podczas pracy poza biurem firmy możesz wygodnie i wydajnie korzystać z aplikacji umożliwiających dostęp do plików przez Internet. Tradycyjny serwer lub przesyłanie danych programem pocztowym wiąże się z problemami bezpieczeństwa i wydajności. Pakiet Office365, a w szczególności OneDrive i Sharepoint oraz NextCloud pozwalają im zapobiec. Ponadto ułatwiają współpracę między pracownikami w firmie i jej kontrahentami.
Firma informatyczna Support Online w ramach obsługi IT oferuje wiele nowoczesnych rozwiązań, w tym wdrożenie pakietu Office 365 (Microsoft 365). Usługa ta pozwoli na skoordynowanie i lepszą organizację pracy w Twojej firmie. Narzędzie Microsoftu zawiera kilkanaście aplikacji, dzięki którym Twoi pracownicy zyskają możliwość sprawnej pracy nawet poza biurem.
Zapraszamy do kontaktu, chętnie odpowiemy na wszystkie pytania.
our
support.
What IT solutions do we use at Support Online?
When is it worth using an IT company?
Why is it worth hiring an IT company rather than a freelance IT specialist?
What are the advantages of working with IT Support Online?
An IT company, or IT firm, deals with information technology in a broad sense. This includes, among other things:
- Software design and development: An IT company can create custom applications for other companies or software products for the mass market. Depending on their specialization, these can include mobile applications, desktop applications, web applications, or embedded systems.
- Consulting services: An IT company often provides experts to advise on implementing new technologies, optimizing business processes, or selecting appropriate technological solutions.
- Cloud solutions: Many IT companies specialize in implementing and managing cloud solutions, such as data storage, application hosting, and data analysis platforms.
- IT security: Protection against cyberattacks, security audits, implementing security policies, and network monitoring are just some of the IT companies' responsibilities in this area.
- IT infrastructure management: In this area, a company may manage servers, databases, networks, and endpoints.
- Technical Support and Service: An IT company may provide support for its own products or general IT support for other companies, managing their technology on a daily basis.
- Training: Many IT providers also offer training in software use and secure technology use.
- Hardware Solutions: Some IT companies may also provide and configure computer, server, or network hardware.
Depending on their specialization and size, an IT company may offer one, several, or all of the above solutions. When choosing a provider, it's important to thoroughly understand their services and tailor them to your individual needs.
At Support Online, we have been supporting companies for years with
- comprehensive user support (both on-site and remotely),
- we service computers, phones, tablets, and related network issues,
- we specialize in server administration: Windows, Linux/Unix,
- we support virtualizers such as KVM, Hyper-V, VMWare, and Proxmox,
- we support cloud services, particularly solutions such as Azure, Microsoft 365, and AWS,
- we monitor servers and devices on the internet,
- we consult on development, DRP, and support the stability of your business in the IT layer.
If you're looking for a good IT company, Support Online is the right place to grow your business.
It's worth using an IT company like Support Online when:
- You plan to implement new technologies or software in your company.
- You need specialized technology consulting.
- You want to optimize existing IT processes.
- You struggle with digital security issues.
- You need support in managing your IT infrastructure.
- You lack internal resources or expertise to implement certain technology projects.
Using external IT experts can bring benefits in terms of saving time and resources, and ensuring high-quality solutions.
Hiring an IT company like Support Online offers several key benefits over an IT freelancer:
- Support from the entire team: An IT company has a full team of specialists, from DevOps specialists and Cyber Security Specialists to IT Helpdesk Specialists, who possess diverse skills and experience, enabling faster problem resolution and the implementation of more complex projects.
- Reliability and stability: IT companies have an established reputation and track record, which can translate into greater reliability and stability of services.
- Maintenance and support: An IT company can offer service contracts, warranties, and after-sales support, which may be more difficult to obtain from an individual freelancer.
- Resources: Companies have access to more resources, tools, and technologies that can accelerate and improve project execution.
- Long-term availability: The risk of a freelancer disappearing or changing careers is greater than the risk of a well-established company going out of business.
However, it's worth noting that the choice between a company and a freelancer depends on your specific needs and situation. If you value peace of mind and a quick response to unexpected problems, it is worth choosing an IT company such as Support Online.
Partnering with IT Support Online offers the following advantages:
- Professional IT outsourcing: The company guarantees high-quality IT outsourcing services for businesses of all sizes.
- Comprehensive IT support: IT Support Online provides comprehensive IT support that meets the diverse needs of businesses.
- Saves time and money: With our support, clients can focus on their core business activities while reducing the costs associated with information technology management.
- Serving a diverse range of businesses: The company specializes in serving both small and medium-sized enterprises and large corporations, demonstrating its flexibility and ability to adapt to diverse client needs.
- Leadership in IT outsourcing: The company is recognized as a leader in IT outsourcing, particularly in the Poznań and Warsaw regions.
By partnering with our company, IT Support Online, businesses can count on a high standard of service and professionalism at every stage of the relationship.
