Zarządzanie firmą w czasie pandemii
Witam, nazywam się Piotr Popławski, jestem Prezesem Zarządu Support Online, spółki zajmującej się outsourcingiem informatycznym. 80-cio osobowy zespół naszej firmy działa prężnie na rynku zarówno Polskim jak i międzynarodowym.
Moim hobby jest żeglarstwo, jestem sternikiem morskim i gdy tylko mam okazję wypływam w morze. Moja pasja nauczyła mnie respektu do morza, zaufania do członków załogi, wytrwałości w działaniu i opanowania w trudnych warunkach.
Na początku 2020 r. nie przypuszczałem, że Support Online, gdzie jestem kapitanem, wpłynie w sztorm, którym okazała się pandemia COVID-19.
Zbliża się sztorm
Nie wyobrażam sobie wypłynięcia z portu bez aktualnej prognozy pogody. Jeżeli prognoza jest zła, a ja muszę opuścić marinę, refuje ożaglowanie, rozdzielam zadania, przygotowuję siebie i załogę do ciężkich warunków.
Zarząd Support Online nie zbagatelizował informacji o nadchodzącej pandemii. Już na początku marca 2020 roku powołaliśmy sztab kryzysowy, trzyosobowy zespół, który miał przeprowadzić nas bezpiecznie przez pandemię. Decyzje sztabu kryzysowego miały na celu:
- zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom,
- przygotowanie biznesu na ciężkie, jak się wydawało, dni.
Natychmiast zawiesiliśmy rutynowe wizyty u naszych klientów, by przeciwdziałać transmisji wirusa. Zespół przeszedł do trybu pracy zdalnej. Rozdzieliliśmy samochody służbowe do dyspozycji zespołów tak, aby pracownicy nie musieli zostawiać ich pod biurem. Zapewniliśmy też środki dezynfekcyjne i środki ochrony osobistej dla wszystkich pracowników. Wprowadziliśmy przepisy regulujące pracę w biurze dla osób, które musiały się w biurze pojawiać. Dokupiliśmy licencje TeamViewera, softphone (Asterisk) oraz zwiększyliśmy zasoby serwerowe, by zapewnić bezproblemową pracę poprzez VPNy. Zabezpieczyliśmy się też na ewentualność odcięcia nas od głównego biura przez służby sanitarne. Mogliśmy to sprawnie przeprowadzić, ponieważ podczas wdrożenia ISO27001 zapewniliśmy redundancję głównych naszych systemów w dwóch lokalizacjach. Już wtedy od ponad roku stosowaliśmy możliwość pracy zdalnej przez 1 dzień w tygodniu. Wystarczyło to tylko rozszerzyć.
10 w skali Beauforta
Wyjący wiatr, fale przelewające się przez pokład, choroba morska wśród załogi, harówka przy sterze…. Potrzebne jest opanowanie i głos kapitana, któremu wszyscy ufają.
Niepewność często tworzy panikę.
Wiele naszych klientów zawiesiło płatności. Dostaliśmy też oficjalne prośby o obniżenie abonamentu. Obsługujemy wiele hoteli, restauracji, firm od organizacji eventów. Tego typu działalności praktycznie przestały działać. Zostaliśmy w związku z tym zmuszeni do zawieszenia części usług. Projekty, które realizowaliśmy zostały zamrożone, firmy zawiesiły też zakupy nowych urządzeń IT.
Dodatkowo przy spadku przychodów zanotowaliśmy wzrost ilości pracy, ponieważ firmy masowo wprowadzały pracę zdalną. Inżynierowie Support Online często pracowali w tym czasie w nadgodzinach, by wesprzeć naszych klientów.
Flauta (cisza na morzu) - organizujemy zajęcia dla załogi
Zawsze jest sporo pracy na pokładzie: czy jest „klar na cumach”, trzeba sprawdzić filtry paliwa, impeller i filtr wody zaburtowej, a nawet umyć pokład.
Po okresie wdrożenia pracy zdalnej u klientów nastąpił zastój. Kierownictwo Support Online rozważało czy nie trzeba ograniczyć etatów, ściąć pensji, a nawet zdecydować o zwolnieniach. Przykładów naokoło nie brakowało. Postanowiliśmy jednak spożytkować niewykorzystany czas inżynierów poprzez włączenie projektów wewnętrznych:
- Asterisk – wdrożenie nowego oprogramowania do zarządzania/raportowania centralą telefoniczną
- Wdrożenie nowej strony www.support-online.pl
- Projekt AntyPhising– sprawdzamy odporność firm na phishing, poprawiamy świadomość użytkowników poprzez szkolenie on-line, powstaje strona www.phishingstop.pl
- Wprowadzenie nowych działań marketingowych
- Nasilenie szkoleń dla pracowników
Jak na zastój całkiem sporo się działo 😊
Ponadto po raz pierwszy odbyliśmy „reaudyt” ISO27001 całkowicie zdalnie. Zdalnie czy też stacjonarnie, certyfikat odnowiony.
Z ciekawostek zauważyliśmy też drobne oszczędności, jakie przyniosła praca zdalna. Kawa schodzi 20x wolniej niż przed pandemią, koszt paliwa do samochodów służbowych spadł o ponad połowę, płacimy mniej za energię elektryczną.
Zaczyna wiać
Mina żeglarzy, gdy wraca wiatr i wypełnia żagle jest bezcenna, ruszamy!
Biznesowa ulga. Od lipca 2020 firmy stopniowo odblokowały projekty. Działania z nową stroną www i adwordsami przyniosły falę zapytań od potencjalnych klientów. Projekt antyphishngowy się rozwinął. Jest sporo pracy. Znów dział HR wrócił do rekrutacji nowych pracowników.
Trymowanie ożaglowania
Małe zmiany na szotach, pół obrotu na kabestanie, icki jak przyspawane do żagla. To powoduje, że łódka płynie pół węzła szybciej. Nikt nie zajmie nam miejsca w marinie ani stolika w portowej knajpce.
Przechodzi trzecia fala COVID-19, która w zasadzie nie ma na nas wpływu. Działamy zgodnie z procedurami, zachęcamy do szczepień.
Pada pytanie: „Czy po pandemii wracamy do biura?”
Skoro nasz okręt przeszedł przez pandemiczna burzę, wypracował procedury pracy zdalnej i nie odnotował spadku jakości czy jest sens wracać do biur? Mamy 3 lokalizacje: Warszawa, Gdynia, Kraków. Czy wszystkie biura są nam potrzebne? Co myślą pracownicy? Jakie aspekty powinniśmy wziąć pod uwagę?
Powołujemy grupę do spraw zmian organizacji pracy. Chcemy wykorzystać doświadczenie zdobyte w czasie pandemii, by zwiększyć efektywność i jakość pracy oraz ograniczyć koszty. Zaoszczędzone pieniądze będzie można przeznaczyć na przykład na szkolenia dla pracowników. To, co mamy najcenniejsze to zespół kompetentnych ludzi, gotowych do nowych wyzwań. Z takim zespołem warto wypływać na najdalsze wody.
Support Online od ponad 20 lat wspiera firmy polskie i zagraniczne w zakresie IT. Obsługujemy klientów zdalnie a także na wizytach. Nasze "know-how" pozwoliło na wypracowanie dobrych praktyk i metod, które na co dzień pomagają naszym klientów w rozwoju. Oferujemy kompleksowe usługi informatyczne, wsparcie techniczne (helpdesk), rozwiązania chmurowe i wiele innych.
Masz pytania? Skontaktuj się z nami!
our
support.
What IT solutions do we use at Support Online?
When is it worth using an IT company?
Why is it worth hiring an IT company rather than a freelance IT specialist?
What are the advantages of working with IT Support Online?
An IT company, or IT firm, deals with information technology in a broad sense. This includes, among other things:
- Software design and development: An IT company can create custom applications for other companies or software products for the mass market. Depending on their specialization, these can include mobile applications, desktop applications, web applications, or embedded systems.
- Consulting services: An IT company often provides experts to advise on implementing new technologies, optimizing business processes, or selecting appropriate technological solutions.
- Cloud solutions: Many IT companies specialize in implementing and managing cloud solutions, such as data storage, application hosting, and data analysis platforms.
- IT security: Protection against cyberattacks, security audits, implementing security policies, and network monitoring are just some of the IT companies' responsibilities in this area.
- IT infrastructure management: In this area, a company may manage servers, databases, networks, and endpoints.
- Technical Support and Service: An IT company may provide support for its own products or general IT support for other companies, managing their technology on a daily basis.
- Training: Many IT providers also offer training in software use and secure technology use.
- Hardware Solutions: Some IT companies may also provide and configure computer, server, or network hardware.
Depending on their specialization and size, an IT company may offer one, several, or all of the above solutions. When choosing a provider, it's important to thoroughly understand their services and tailor them to your individual needs.
At Support Online, we have been supporting companies for years with
- comprehensive user support (both on-site and remotely),
- we service computers, phones, tablets, and related network issues,
- we specialize in server administration: Windows, Linux/Unix,
- we support virtualizers such as KVM, Hyper-V, VMWare, and Proxmox,
- we support cloud services, particularly solutions such as Azure, Microsoft 365, and AWS,
- we monitor servers and devices on the internet,
- we consult on development, DRP, and support the stability of your business in the IT layer.
If you're looking for a good IT company, Support Online is the right place to grow your business.
It's worth using an IT company like Support Online when:
- You plan to implement new technologies or software in your company.
- You need specialized technology consulting.
- You want to optimize existing IT processes.
- You struggle with digital security issues.
- You need support in managing your IT infrastructure.
- You lack internal resources or expertise to implement certain technology projects.
Using external IT experts can bring benefits in terms of saving time and resources, and ensuring high-quality solutions.
Hiring an IT company like Support Online offers several key benefits over an IT freelancer:
- Support from the entire team: An IT company has a full team of specialists, from DevOps specialists and Cyber Security Specialists to IT Helpdesk Specialists, who possess diverse skills and experience, enabling faster problem resolution and the implementation of more complex projects.
- Reliability and stability: IT companies have an established reputation and track record, which can translate into greater reliability and stability of services.
- Maintenance and support: An IT company can offer service contracts, warranties, and after-sales support, which may be more difficult to obtain from an individual freelancer.
- Resources: Companies have access to more resources, tools, and technologies that can accelerate and improve project execution.
- Long-term availability: The risk of a freelancer disappearing or changing careers is greater than the risk of a well-established company going out of business.
However, it's worth noting that the choice between a company and a freelancer depends on your specific needs and situation. If you value peace of mind and a quick response to unexpected problems, it is worth choosing an IT company such as Support Online.
Partnering with IT Support Online offers the following advantages:
- Professional IT outsourcing: The company guarantees high-quality IT outsourcing services for businesses of all sizes.
- Comprehensive IT support: IT Support Online provides comprehensive IT support that meets the diverse needs of businesses.
- Saves time and money: With our support, clients can focus on their core business activities while reducing the costs associated with information technology management.
- Serving a diverse range of businesses: The company specializes in serving both small and medium-sized enterprises and large corporations, demonstrating its flexibility and ability to adapt to diverse client needs.
- Leadership in IT outsourcing: The company is recognized as a leader in IT outsourcing, particularly in the Poznań and Warsaw regions.
By partnering with our company, IT Support Online, businesses can count on a high standard of service and professionalism at every stage of the relationship.
