Wdrożenie repozytorium dokumentów w Sharepoint Online
W jednym z wcześniejszych artykułów w ramach bloga Support Online zostały przedstawione pokrótce możliwości całego pakietu Microsoft. Przyszedł czas na konkretne rozwiązania, na które często decydują się nasi klienci. W dzisiejszym artykule chcemy zademonstrować w jaki sposób utworzyć repozytorium plików dla firmy przy użyciu usługi Sharepoint Online.
Sharepoint jest zbiorem aplikacji webowych. Jego struktura opiera się na witrynach, w których implementuje się konkretne obiekty lub aplikacje. W przypadku repozytorium dokumentów będą to biblioteki dokumentów, które są odpowiedzialne za przechowywanie plików.
Sharepoint Online (źródło https://www.microsoft.com)
Projektowania struktury repozytorium należy zacząć od ustalenia ilości potrzebnych witryn oraz przyznanych dla nich uprawnień dostępowych. Podobnie jak w przypadku zwykłego serwera plików trzeba określić, ile potrzeba katalogów i komu nadać do nich dostęp. Należy pamiętać, aby nie komplikować struktury i utworzyć ją w miarę płaską. Najłatwiej przyjąć zasadę tworzenia witryn dla zasobów, dla których potrzebujesz różnych uprawnień. Jeżeli chodzi o przestrzeń, mamy do dyspozycji 2 TB danych.
Podczas tworzenia witryny są do wyboru dwie możliwości:
- Witryna zespołu
- Witryna do komunikacji
Tworzenie witryny w Sharepoint Online
Wybierając pierwszy rodzaj witryny, oprócz niej samej, utworzysz grupę usługi Microsoft 365. Będziesz miał możliwość korzystania ze składowych usług pakietu: Exchange, Planner, Teams i innych. Dodatkowo można zintegrować wszystkie te narzędzia na swojej witrynie.
Witryna do komunikacji pozwala na utworzenie strony informacyjnej dla przedsiębiorstwa. Ten właśnie rodzaj idealnie nada się na utworzenie zbioru dedykowanego do obsługi plików.
Do zaprojektowania repozytorium należy stworzyć kilka witryn. Pierwszą będzie witryna główna, na której umieścisz linki do innych witryn zawierających określone dokumenty. Reszta witryn będzie odpowiedzialna za bezpośrednie przechowywanie dokumentów.
Tworzenie witryny w Sharepoint Online
Kiedy witryna jest już utworzona, należy dostosować jej wygląd i zawarte treści tak, aby było to czytelne i przejrzyste dla użytkowników. Dla każdej z witryn jest możliwość wprowadzenia przeróżnych ustawień. Od zmiany tytułu czy kolorystyki do zaawansowanych opcji związanych z wyszukiwaniem lub zmianą widoku wyświetlanych elementów. Świetnie sprawdza się również edytor witryny. Dzięki niemu w prosty sposób jesteś w stanie dodawać do niej różne sekcje i elementy. Dowolnie modyfikować można również paski menu poprzez dodawanie czy usuwanie elementów.
Proces projektowania witryny informacyjnej w Sharepoint Online
Idealnym składnikiem witryny, który będzie przydatny do utworzenia odnośników dla innych witryn z dokumentami jest składnik „Web Part” o nazwie Szybkie Linki. Dzięki niemu można tak naprawdę umieścić na budowanej witrynie różne odnośniki. Nie muszą być to wyłącznie elementy z obrębu naszego tenantu Microsoft, ale i źródła zewnętrzne. W tym przypadku należy umieścić na nim linki do witryn zawierających pliki, np. Marketing, Zarząd.
Składnik Web Part - Szybkie Linki
Po utworzeniu strony głównej, można zająć się konfiguracją witryn odpowiedzialnych za przetrzymywanie plików. Każda witryna w domyśle ma dodaną bibliotekę dokumentów. Należy dostosować widok strony w taki sposób, aby po jej wczytaniu pliki były widoczne dla użytkownika. W tym celu możesz dodać do sekcji głównej witryny składnik – Biblioteka Dokumentów.
Składnik Web Part - Biblioteka dokumentów
Kolejnym ważnym etapem jest zdefiniowanie uprawnień dla witryn. Bez tego użytkownicy nie będą mieli możliwości wejścia na nie. Uprawnienia dla witryn podzielone są domyślnie na trzy grupy:
- Właściciele – użytkownicy, którzy mają pełne możliwości na witrynie, począwszy od projektowania poprzez zmianę treści oraz konfigurację i zmianę uprawnień.
- Członkowie – użytkownicy, którzy mogą edytować elementy umieszczone na witrynie.
- Odwiedzający – osoby, które mają wyłącznie podgląd elementów witryny bez możliwości ich edycji.
Nadawanie uprawnień dla witryn
Na tej podstawie trzeba wybrać, kto będzie mógł zapisywać czy edytować pliki na udostępnionej witrynie, a kto jedynie je odczytywać.
Ważnym elementem jest określenie czy użytkownicy mogą udostępniać zasoby z witryn innym. Jest możliwość udostępnienia pliku osobie, która nie ma dostępu do witryny. Do tego konieczne jest ustalenie, kto będzie zatwierdzał takie żądania dostępu.
Definiowanie uprawnień udostępniania
W naszym omawianym przypadku konieczne jest dodanie uprawnień do odczytu wszystkim użytkownikom przedsiębiorstwa do witryny informacyjnej z linkami oraz zdefiniowanie uprawnień odczyt/zapis dla witryn Zarząd i Marketing.
Teraz można przystąpić do uzupełniania zaprojektowanej biblioteki w pliki. Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za migrację plików z lokalnego serwera, możesz użyć prostego, ale bardzo sprytnego narzędzia o nazwie Sharepoint Migration Tool. Jest to program, dzięki któremu można skopiować pliki z katalogu na serwerze lokalnym do wyznaczonej biblioteki na Sharepoint. Poprzez wybór tego rozwiązania, automatyzujemy proces migracji i nie musimy ręcznie przegrywać plików.
Sharepoint Migration Tool
Wszystkie wykonane czynności dają nam kompletne rozwiązanie, które możemy przedstawić użytkownikom. Podczas edycji plików jest możliwość wspólnej pracy wielu osób na dokumentach MS Office. Świetnie spisuje się to podczas prezentacji. Dodatkowo Sharepoint i biblioteki dokumentów pozwalają na uruchomienie synchronizacji plików na stacje robocze za pomocą programu OneDrive.
Synchronizacja plików przez OneDrive
Dzięki temu rozwiązaniu użytkownicy mogą odtwarzać i modyfikować pliki bezpośrednio na swoich komputerach. Każda zmiana synchronizowana zostaje bezpośrednio do chmury.
Świetnym funkcjonalnością, o której należy wspomnieć jest wersjonowanie plików. Takiego rozwiązania brakuje na popularnie używanej usłudze udostępniania plików w środowiskach lokalnych. Z tego również powodu wiele firm decyduje się na migrację swoich zasobów do Sharepoint.
Wersjonowanie plików w Sharepoint Online
Tak w dużym skrócie wygląda proces wdrażania prostego repozytorium dokumentów opartego o struktury Sharepoint Online. Uruchomienie takiej usługi jest naprawdę wygodne dla wielu branż. Użytkownicy zadowoleni są głównie z możliwości dostępu do plików z każdego urządzenia i dowolnego miejsca. Nie ma konieczności pobytu w firmie i stosowania technologii VPN w dostępie do zasobów. Można uzyskać dostęp do plików również z urządzeń mobilnych takich jak telefon czy tablet. Aby podnieść bezpieczeństwo danych, warto uruchomić uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Niewątpliwie, takie wykorzystanie Sharepointa wprowadza dużą elastyczność w zarządzaniu plikami firmy.
Support Online to firma informatyczna oferująca szeroki zakres usług informatycznych dla firm. Głównym punktem naszej oferty jest kompleksowy outsourcing IT, natomiast oferujemy także indywidualnie dobrane usługi dla klientów np. administracja serwerami czy helpdesk.
Jeśli potrzebujesz wsparcia przy Office 365 - wdrożenie, administracja, zaprojektowanie środowiska to zgłoś się do nas! Czekamy na kontakt.
our
support.
What IT solutions do we use at Support Online?
When is it worth using an IT company?
Why is it worth hiring an IT company rather than a freelance IT specialist?
What are the advantages of working with IT Support Online?
An IT company, or IT firm, deals with information technology in a broad sense. This includes, among other things:
- Software design and development: An IT company can create custom applications for other companies or software products for the mass market. Depending on their specialization, these can include mobile applications, desktop applications, web applications, or embedded systems.
- Consulting services: An IT company often provides experts to advise on implementing new technologies, optimizing business processes, or selecting appropriate technological solutions.
- Cloud solutions: Many IT companies specialize in implementing and managing cloud solutions, such as data storage, application hosting, and data analysis platforms.
- IT security: Protection against cyberattacks, security audits, implementing security policies, and network monitoring are just some of the IT companies' responsibilities in this area.
- IT infrastructure management: In this area, a company may manage servers, databases, networks, and endpoints.
- Technical Support and Service: An IT company may provide support for its own products or general IT support for other companies, managing their technology on a daily basis.
- Training: Many IT providers also offer training in software use and secure technology use.
- Hardware Solutions: Some IT companies may also provide and configure computer, server, or network hardware.
Depending on their specialization and size, an IT company may offer one, several, or all of the above solutions. When choosing a provider, it's important to thoroughly understand their services and tailor them to your individual needs.
At Support Online, we have been supporting companies for years with
- comprehensive user support (both on-site and remotely),
- we service computers, phones, tablets, and related network issues,
- we specialize in server administration: Windows, Linux/Unix,
- we support virtualizers such as KVM, Hyper-V, VMWare, and Proxmox,
- we support cloud services, particularly solutions such as Azure, Microsoft 365, and AWS,
- we monitor servers and devices on the internet,
- we consult on development, DRP, and support the stability of your business in the IT layer.
If you're looking for a good IT company, Support Online is the right place to grow your business.
It's worth using an IT company like Support Online when:
- You plan to implement new technologies or software in your company.
- You need specialized technology consulting.
- You want to optimize existing IT processes.
- You struggle with digital security issues.
- You need support in managing your IT infrastructure.
- You lack internal resources or expertise to implement certain technology projects.
Using external IT experts can bring benefits in terms of saving time and resources, and ensuring high-quality solutions.
Hiring an IT company like Support Online offers several key benefits over an IT freelancer:
- Support from the entire team: An IT company has a full team of specialists, from DevOps specialists and Cyber Security Specialists to IT Helpdesk Specialists, who possess diverse skills and experience, enabling faster problem resolution and the implementation of more complex projects.
- Reliability and stability: IT companies have an established reputation and track record, which can translate into greater reliability and stability of services.
- Maintenance and support: An IT company can offer service contracts, warranties, and after-sales support, which may be more difficult to obtain from an individual freelancer.
- Resources: Companies have access to more resources, tools, and technologies that can accelerate and improve project execution.
- Long-term availability: The risk of a freelancer disappearing or changing careers is greater than the risk of a well-established company going out of business.
However, it's worth noting that the choice between a company and a freelancer depends on your specific needs and situation. If you value peace of mind and a quick response to unexpected problems, it is worth choosing an IT company such as Support Online.
Partnering with IT Support Online offers the following advantages:
- Professional IT outsourcing: The company guarantees high-quality IT outsourcing services for businesses of all sizes.
- Comprehensive IT support: IT Support Online provides comprehensive IT support that meets the diverse needs of businesses.
- Saves time and money: With our support, clients can focus on their core business activities while reducing the costs associated with information technology management.
- Serving a diverse range of businesses: The company specializes in serving both small and medium-sized enterprises and large corporations, demonstrating its flexibility and ability to adapt to diverse client needs.
- Leadership in IT outsourcing: The company is recognized as a leader in IT outsourcing, particularly in the Poznań and Warsaw regions.
By partnering with our company, IT Support Online, businesses can count on a high standard of service and professionalism at every stage of the relationship.
