FindTime. Jak oszczędzić czas podczas planowania spotkań.
Za każdym razem, kiedy organizujesz spotkanie z wieloma osobami, stajesz przed wyzwaniem. Jak znaleźć dogodny termin, który pasuje wszystkim uczestnikom? Jeśli zainteresowani są zebrani w jednym miejscu i mają wgląd w swoje kalendarze, zadanie nie musi być trudne. W innym wypadku, ustalenie terminu może być skomplikowanym i angażującym zajęciem. W skrajnych przypadkach znalezienie optymalnego terminu może zabrać Ci więcej czasu niż samo wydarzenie.
Nie musi tak być.
Przedstawiam FindTime
Wyobraź sobie taką sytuację. Wybierasz wstępne terminy spotkania. Wysyłasz maila do uczestników. W treści wiadomości znajdzie się link do ankiety. I to w zasadzie wszystko... :) Ale zaraz! Jak to wszystko? A zebranie wyników ankiety? Wybór terminu? Wysłanie zaproszenia na spotkanie? Spokojnie, tym razem zajmie się tym FindTime.
Po kliknięciu linku każdy uczestnik jest kierowany na stronę ankiety. Ma możliwość wybrania dogodnych dla siebie terminów. Może również zaproponować nowe, jeśli żadne z dotychczasowych mu nie odpowiadają. Pozostałe osoby otrzymują stosowną informację za każdym razem, kiedy pojawi się nowy termin. Dzięki temu mogą w prosty sposób dostosować swoje odpowiedzi do zmieniającej się sytuacji. Widzą również głosy innych uczestników.
W momencie, kiedy każdy wybierze przynajmniej jeden termin pasujący wszystkim, FindTime automatycznie ustawi w tym czasie spotkanie i wyśle w Twoim imieniu zaproszenie do uczestników.
Instalacja
Z FindTime mogą obecnie korzystać wyłącznie użytkownicy Exchange Online w ramach platformy Microsoft 365 dla firm lub przedsiębiorstw. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że wymóg instalacji dotyczy wyłącznie konta organizatora spotkania. Pozostali uczestnicy mogą korzystać z dowolnego systemu poczty, włączając Gmail, Yahoo! i podobnych dostawców.
Istnieje kilka sposobów na zainstalowanie FindTime. Dodatek można zainstalować w programie Outlook dla komputerów z Windows lub Mac oraz Outlook dla sieci Web. Ostatnia opcja wymaga jedynie przeglądarki internetowej i nie wiąże się z instalacją czegokolwiek na komputerze.
Instalacja FindTime jest prosta i nie powinna stanowić problemu nawet dla mniej obeznanych z komputerem użytkowników. Czynność jest jednorazowa. Raz zainstalowany dodatek pojawia się we wszystkich wspomnianych wersjach Outlooka, jeśli z nich korzystasz. Proces instalacji jest czytelnie opisany na dedykowanej stronie Microsoft. Warto nadmienić, że administratorzy platformy Microsoft 365 mają możliwość zainstalowania dodatku dla wszystkich użytkowników w organizacji.
Pora na pierwsze spotkanie
Proces ustalania terminu spotkania wygląda podobnie w programie Outlook for Windows, Mac i Web.
W oknie nowej wiadomości musisz w pierwszej kolejności wpisać adresatów. Osoby w polu "Do" są traktowane jako wymagani uczestnicy. Ankieta zakończy się sukcesem, jeśli wszystkie wymagane osoby zagłosują na przynajmniej jeden wspólny termin. Osoby w polu "DW" są traktowane jako opcjonalne. Ich głosy nie są niezbędne do ustalenia terminu spotkania. Zostaną jednak uwzględnione, jeśli pokryją się przynajmniej z jednym terminem ustalonym na podstawie udziału wymaganych uczestników. Po wybraniu adresatów kliknij przycisk "New Meeting Poll" (Outlook) lub ikonę "FindTime" (Outlook for Web).
„New Meeting Poll”, Outlook „FindTime”, Outlook for Web
W tym momencie otworzy się boczny panel z opcjami wyboru terminów spotkania. W panelu możesz określić długość trwania spotkania oraz wskazać czy FindTime ma proponować terminy wyłącznie podczas godzin pracy. Informacje na ten temat są pobierane z ustawień platformy M365. Możesz również wybrać strefę czasową, w ramach której chcesz wybierać godziny spotkania. Domyślnie, jest ustawiana strefa czasowa zapisana w ustawieniach M365. Poniżej znajdziesz kalendarz, z którego możesz wybrać dni oraz godziny spotkań. Obok godzin zobaczysz ikony uczestników. Jeśli zapraszasz osoby, które posiadają konta w tej samej organizacji M365 co Ty, zobaczysz ich dostępność, prezentowaną za pomocą kolorów: zielony - wolny, czerwony - zajęty, fioletowy - wstępnie zarezerwowany. Osoby spoza Twojej organizacji będą wyświetlane w kolorze szarym, co oznacza, że nie można określić ich dostępności. Kliknięcie ikony kalendarza obok godziny pozwoli zobaczyć fragment z widokiem twojego dnia w okolicy wybranego terminu.
Panel wyboru terminów spotkania
Po wybraniu wszystkich terminów i przejściu dalej za pomocą przycisku "Next" zobaczysz okno podsumowania ankiety. Znajdziesz tutaj opcje dotyczące spotkania. Możesz:
- Wybrać miejsce spotkania lub ustawić rozmowę online w MS Teams
- Określić, czy chcesz być informowany za każdym razem, kiedy uczestnik odda głos
- Wstępnie zarezerwować wszystkie terminy z ankiety w swoim kalendarzu
- Określić, czy uczestnicy mogą proponować nowe terminy spotkań i uczestników
- Określić język, w jakim FindTime będzie wysyłał powiadomienia
- Określić, czy wymagasz potwierdzenia tożsamości uczestników przed oddaniem głosów w ankiecie. W tym wypadku osoby, które posiadają konta w ramach chmury Microsoft, będą mogły się zalogować, aby potwierdzić swoją tożsamość. Pozostali będą mogli skorzystać z opcji wpisania kodu wysłanego przez e-mail
Na koniec, kliknięcie przycisku „Add to email” spowoduje dodanie informacji o ankiecie do wiadomości e-mail. Teraz wystarczy wpisać temat, uzupełnić treść i wysłać wiadomość do adresatów.
Panel wyboru dodatkowych opcji spotkaniaPrzykładowa informacja o ankiecie wklejona do wiadomości e-mail
W zależności od wybranych opcji będziesz otrzymywać powiadomienia o postępach ankiety. W każdej chwili możesz również sprawdzić stan swoich ankiet lub zmodyfikować parametry spotkań korzystając z pulpitu FindTime. Na koniec program automatycznie zaplanuje spotkanie zgodnie z głosami uczestników i roześle zaproszenia do zainteresowanych.
Prawda, że proste? :)
Na koniec
W artykule mogłeś przeczytać jak w prosty sposób organizować spotkania przy użyciu aplikacji FindTime. Mam nadzieję, że informacje zawarte we wpisie pozwolą oszczędzić Ci czas podczas organizowania spotkań. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, najświeższe informacje znajdziesz na stronie domowej programu.
Support Online to firma outsourcingowa oferująca usługi informatyczne dla firm. Na co dzień obsługujemy ponad 200 firm z całego świata, świadcząc dla nich obsługę informatyczną w zakresie m.in:
- administracja serwerami
- helpdesk
- backup w chmurze
- doradztwo IT
Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą. Stwórz zewnętrzny dział IT razem z nami! KONTAKT
our
support.
What IT solutions do we use at Support Online?
When is it worth using an IT company?
Why is it worth hiring an IT company rather than a freelance IT specialist?
What are the advantages of working with IT Support Online?
An IT company, or IT firm, deals with information technology in a broad sense. This includes, among other things:
- Software design and development: An IT company can create custom applications for other companies or software products for the mass market. Depending on their specialization, these can include mobile applications, desktop applications, web applications, or embedded systems.
- Consulting services: An IT company often provides experts to advise on implementing new technologies, optimizing business processes, or selecting appropriate technological solutions.
- Cloud solutions: Many IT companies specialize in implementing and managing cloud solutions, such as data storage, application hosting, and data analysis platforms.
- IT security: Protection against cyberattacks, security audits, implementing security policies, and network monitoring are just some of the IT companies' responsibilities in this area.
- IT infrastructure management: In this area, a company may manage servers, databases, networks, and endpoints.
- Technical Support and Service: An IT company may provide support for its own products or general IT support for other companies, managing their technology on a daily basis.
- Training: Many IT providers also offer training in software use and secure technology use.
- Hardware Solutions: Some IT companies may also provide and configure computer, server, or network hardware.
Depending on their specialization and size, an IT company may offer one, several, or all of the above solutions. When choosing a provider, it's important to thoroughly understand their services and tailor them to your individual needs.
At Support Online, we have been supporting companies for years with
- comprehensive user support (both on-site and remotely),
- we service computers, phones, tablets, and related network issues,
- we specialize in server administration: Windows, Linux/Unix,
- we support virtualizers such as KVM, Hyper-V, VMWare, and Proxmox,
- we support cloud services, particularly solutions such as Azure, Microsoft 365, and AWS,
- we monitor servers and devices on the internet,
- we consult on development, DRP, and support the stability of your business in the IT layer.
If you're looking for a good IT company, Support Online is the right place to grow your business.
It's worth using an IT company like Support Online when:
- You plan to implement new technologies or software in your company.
- You need specialized technology consulting.
- You want to optimize existing IT processes.
- You struggle with digital security issues.
- You need support in managing your IT infrastructure.
- You lack internal resources or expertise to implement certain technology projects.
Using external IT experts can bring benefits in terms of saving time and resources, and ensuring high-quality solutions.
Hiring an IT company like Support Online offers several key benefits over an IT freelancer:
- Support from the entire team: An IT company has a full team of specialists, from DevOps specialists and Cyber Security Specialists to IT Helpdesk Specialists, who possess diverse skills and experience, enabling faster problem resolution and the implementation of more complex projects.
- Reliability and stability: IT companies have an established reputation and track record, which can translate into greater reliability and stability of services.
- Maintenance and support: An IT company can offer service contracts, warranties, and after-sales support, which may be more difficult to obtain from an individual freelancer.
- Resources: Companies have access to more resources, tools, and technologies that can accelerate and improve project execution.
- Long-term availability: The risk of a freelancer disappearing or changing careers is greater than the risk of a well-established company going out of business.
However, it's worth noting that the choice between a company and a freelancer depends on your specific needs and situation. If you value peace of mind and a quick response to unexpected problems, it is worth choosing an IT company such as Support Online.
Partnering with IT Support Online offers the following advantages:
- Professional IT outsourcing: The company guarantees high-quality IT outsourcing services for businesses of all sizes.
- Comprehensive IT support: IT Support Online provides comprehensive IT support that meets the diverse needs of businesses.
- Saves time and money: With our support, clients can focus on their core business activities while reducing the costs associated with information technology management.
- Serving a diverse range of businesses: The company specializes in serving both small and medium-sized enterprises and large corporations, demonstrating its flexibility and ability to adapt to diverse client needs.
- Leadership in IT outsourcing: The company is recognized as a leader in IT outsourcing, particularly in the Poznań and Warsaw regions.
By partnering with our company, IT Support Online, businesses can count on a high standard of service and professionalism at every stage of the relationship.
